Kilometerpauschale: Kostenlos & Blitzschnell berechnen

Von Taimoor Ismail · Aktualisiert am 6. Oktober 2026

Kurzantwort: Die Kilometerpauschale für Dienstreisen beträgt 0,30 € pro Kilometer (2026).

Meine Erfahrung mit der Kilometerpauschale

Beim Testen dieser Seite wurde besonders deutlich, wie leicht Pendlerpauschale und Kilometerpauschale verwechselt werden. Für den regelmäßigen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte wird normalerweise nur die einfache Entfernung betrachtet. Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit können dagegen die tatsächlich gefahrenen Kilometer von Hin- und Rückweg relevant sein. Ich habe beide Varianten mit unterschiedlichen Strecken und Fahrtzahlen geprüft. Die getrennte Darstellung hilft dabei, den passenden Rechenweg auszuwählen. Vor einer Abrechnung sollten Reisezweck, Datum, Strecke und verwendetes Fahrzeug dokumentiert werden. Das berechnete Ergebnis ist eine Orientierung und sollte mit den Vorgaben des Arbeitgebers oder den steuerlichen Unterlagen abgeglichen werden.

Kilometerpauschale: Berechnung, Erstattung und Steuerregeln 2026

Die Kilometerpauschale vereinfacht in Deutschland die steuerliche Abrechnung beruflich veranlasster Fahrten mit einem privaten Fahrzeug. Für Dienstreisen und externe Arbeitseinsätze zählt grundsätzlich die vollständig gefahrene Strecke, während bei regelmäßigen Wegen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die Entfernungspauschale nur die einfache Entfernung berücksichtigt. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Pendlerpauschale 38 Cent ab dem ersten vollen Kilometer. Arbeitnehmer können nicht erstattete Kosten als Werbungskosten ansetzen; Selbstständige erfassen sie als Betriebsausgaben. Entscheidend sind Fahrtzweck, Verkehrsmittel, Anwesenheitstage, Nachweise und mögliche Arbeitgebererstattungen. Dieser Leitfaden erklärt Berechnung, Höchstbeträge, Sonderfälle, Homeoffice, öffentliche Verkehrsmittel, Fahrrad, Motorrad, Behinderung und die korrekte Eintragung in der Steuererklärung verständlich und praxisnah. Belege vermeiden Rückfragen und sichern eine nachvollziehbare steuerliche Behandlung.

Das Wichtigste zur Kilometerpauschale 2026

Für den Arbeitsweg gelten 2026 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer.

Berechnet wird grundsätzlich nur die einfache Strecke, nicht Hin- und Rückweg.

Die Entfernungspauschale gilt unabhängig davon, ob Sie mit Auto, Bahn, Fahrrad, Motorrad oder zu Fuß zur Arbeit kommen.

Bei Dienstreisen mit dem privaten Pkw gelten grundsätzlich 0,30 Euro je tatsächlich gefahrenem Kilometer.

Für andere private motorbetriebene Fahrzeuge können bei Auswärtstätigkeiten 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer angesetzt werden.

Die Entfernungspauschale ist ein Werbungskostenabzug. Sie wird nicht vollständig ausgezahlt.

Für bestimmte Verkehrsmittel gilt grundsätzlich ein jährlicher Höchstbetrag von 4.500 Euro.

Bei Nutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw greift diese Begrenzung nicht.

Homeoffice-, Urlaubs- und Krankheitstage dürfen nicht als Fahrttage angesetzt werden.

Arbeitgebererstattungen können den steuerlich abziehbaren Betrag mindern.

Die gesetzlichen Werte für Arbeitswege und Auswärtstätigkeiten beruhen auf unterschiedlichen Vorschriften und dürfen nicht miteinander vermischt werden.

Was ist die Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale ist ein fester Betrag, mit dem berufliche Fahrtkosten ohne Einzelabrechnung angesetzt werden. Bei einem privaten Kraftfahrzeug ersetzt diese pauschale Methode die aufwendige Ermittlung von Kraftstoff, Wertminderung, Reparaturen und weiteren Fahrzeugkosten für jede berufliche Fahrt.

Sie gilt vor allem bei Dienstreise, Außendienst und beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Statt tatsächliche Kosten und umfangreicher Kostennachweise nutzen Sie eine vereinfachte Berechnung für jeden gefahrenen Kilometer. Begriffe wie Dienstreisepauschale, Reisekostenpauschale, steuerliche Kilometerpauschale oder Wegstreckenentschädigung beschreiben je nach Zusammenhang ähnliche, aber rechtlich nicht immer identische Verfahren.

Für welche Fahrten gilt die Kilometerpauschale?

Begünstigt sind berufliche Fahrten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Dazu gehören Dienstreisen, Kundenbesuche, Kundentermine, Geschäftstermine, berufliche Fortbildungen, dienstliche Erledigungen, Geschäftsessen und Fahrten zwischen wechselnden Einsatzorten, wenn ein nachvollziehbarer Reisezweck besteht.

Voraussetzung ist meist, dass Sie ein eigenes privates Kraftfahrzeug für berufliche Fahrten nutzen. Fahrten mit einem Firmenwagen oder einer vollständig bezahlten kostenlosen Beförderungsmöglichkeit dürfen nicht nochmals als eigene Kosten abgerechnet werden. Die regelmäßige Fahrt zur Arbeitsstätte fällt dagegen unter die Pendlerpauschale beziehungsweise Entfernungspauschale.

Dienstreisen mit dem privaten Pkw richtig abrechnen

Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit zählen die tatsächlich gefahrenen Kilometer. Dazu können gehören:

Fahrt von der Wohnung zum Kunden und zurück

Fahrt vom Büro zu einer Messe

Fahrt zwischen zwei Kunden

Fahrt zu einer auswärtigen Fortbildung

Fahrt zu einer vorübergehenden Baustelle

beruflich veranlasste Fahrt zu einem Lieferanten

Bei Nutzung des privaten Pkw können Arbeitnehmer entweder den pauschalen Kilometersatz von 0,30 Euro verwenden oder unter geeigneten Voraussetzungen die tatsächlichen Kilometerkosten ermitteln. Die Pauschale vereinfacht die Abrechnung, weil keine Einzelberechnung von Kraftstoff, Versicherung, Abschreibung und Reparaturen erforderlich ist.

Beispiel für mehrere berufliche Stationen

Ein Arbeitnehmer fährt:

24 Kilometer von zu Hause zum Kunden,

18 Kilometer vom ersten zum zweiten Kunden,

31 Kilometer vom zweiten Kunden nach Hause.

Gesamtstrecke:

24 + 18 + 31 = 73 Kilometer

Fahrtkosten:

73 × 0,30 Euro = 21,90 Euro

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2026?

Für Dienstreisen mit dem privaten Pkw beträgt der pauschale Kilometersatz grundsätzlich 30 Cent pro Kilometer. Bei einem Motorrad oder anderen begünstigten Kraftfahrzeug werden regelmäßig 20 Cent pro Kilometer angesetzt. Dabei zählen Hin- und Rückfahrt, also die Gesamtstrecke der tatsächlich gefahrenen Kilometer.

Das Bundesreisekostengesetz, kurz BRKG, regelt Dienstreisen im öffentlichen Dienst gesondert. Bei erheblichem dienstlichem Interesse kann eine Wegstreckenentschädigung von 30 Cent gelten; sonst nennt § 5 BRKG für motorbetriebene Fahrzeuge 20 Cent. Für Auslandsreisen können andere Vorgaben oder tatsächliche Kosten maßgeblich sein.

Wie wird die Kilometerpauschale berechnet?

Die Formel der Kilometerpauschale lautet: Gefahrene Kilometer × anwendbarer Kilometersatz. Für eine berufliche Fahrt mit 165 Kilometern Gesamtstrecke ergibt die Multiplikation mit 30 Cent einen Betrag von 49,50 €. Bei fünf Fahrten wären 825 berücksichtigungsfähige Kilometer und damit 247,50 Euro anzusetzen.

Ein weiteres Rechenbeispiel: Eine Dienstreise über 100 Kilometer ergibt 30 € Kilometererstattung. Bei der Pendlerpauschale gilt dagegen nur die einfache Entfernung. Bei 20 Kilometer Arbeitsweg werden nicht Hin- und Rückfahrt addiert, sondern 20 Kilometer mit dem maßgeblichen Kilometersatz der Entfernungspauschale multipliziert.

Grundformel für den Arbeitsweg

Arbeitstage × einfache Entfernung in vollen Kilometern × 0,38 Euro

Angefangene Kilometer werden abgerundet. Bei einer Entfernung von 18,9 Kilometern dürfen daher 18 Kilometer angesetzt werden. Maßgeblich ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Beispiel 1: 18 Kilometer Arbeitsweg

Eine Arbeitnehmerin fährt an 210 Tagen zu ihrem Büro. Die einfache Entfernung beträgt 18 Kilometer.

210 × 18 × 0,38 Euro = 1.436,40 Euro

Sie kann 1.436,40 Euro als Fahrtkosten innerhalb ihrer Werbungskosten ansetzen.

Beispiel 2: 35 Kilometer Arbeitsweg

Ein Arbeitnehmer fährt an 220 Tagen zu seiner ersten Tätigkeitsstätte. Die einfache Strecke beträgt 35 Kilometer.

220 × 35 × 0,38 Euro = 2.926 Euro

Der abziehbare Betrag beträgt 2.926 Euro.

Beispiel 3: 60 Kilometer mit dem eigenen Pkw

Bei 220 Arbeitstagen und einer einfachen Entfernung von 60 Kilometern ergibt sich:

220 × 60 × 0,38 Euro = 5.016 Euro

Obwohl der Betrag über 4.500 Euro liegt, kann er vollständig angesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer die Strecke mit seinem eigenen oder einem ihm zur Nutzung überlassenen Pkw zurückgelegt hat und dies glaubhaft machen kann.

Beispiel 4: Dienstreise mit dem privaten Pkw

Eine Beschäftigte fährt von ihrer Wohnung zu einem Kundentermin. Die Hinfahrt beträgt 82 Kilometer, die Rückfahrt ebenfalls 82 Kilometer.

Gesamte Fahrtstrecke:

82 + 82 = 164 Kilometer

Abziehbare oder steuerfrei erstattungsfähige Fahrtkosten:

164 × 0,30 Euro = 49,20 Euro

Bei einer Dienstreise werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer berücksichtigt. Das unterscheidet diese Berechnung grundlegend vom täglichen Arbeitsweg.

Die Kilometerpauschale ist keine direkte Erstattung

Ein häufiger Irrtum besteht darin, den errechneten Betrag mit der späteren Steuererstattung gleichzusetzen.

Wer 2.000 Euro Entfernungspauschale angibt, erhält nicht automatisch 2.000 Euro vom Finanzamt. Der Betrag reduziert zunächst das zu versteuernde Einkommen. Wie hoch die tatsächliche Steuerersparnis ausfällt, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:

Höhe des Einkommens

persönlicher Grenzsteuersatz

weitere Werbungskosten

Familienstand

bereits einbehaltene Lohnsteuer

steuerfreie oder pauschal versteuerte Arbeitgeberleistungen

Arbeitnehmer erhalten 2026 automatisch einen Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro. Zusätzliche Werbungskosten wirken sich regelmäßig erst aus, wenn die gesamten beruflichen Aufwendungen diesen Betrag überschreiten.

Beispiel für die tatsächliche Steuerwirkung

Eine Arbeitnehmerin hat:

1.900 Euro Entfernungspauschale,

300 Euro Fortbildungskosten und

200 Euro Kosten für Arbeitsmittel.

Ihre gesamten Werbungskosten betragen 2.400 Euro.

Da der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro ohnehin berücksichtigt wird, führen nur die darüber hinausgehenden 1.170 Euro zu einem zusätzlichen Werbungskostenabzug.

Die tatsächliche Steuerersparnis entspricht anschließend nicht diesen 1.170 Euro, sondern ergibt sich aus der individuellen steuerlichen Belastung.

Wie wird die Kilometerpauschale erstattet?

Ein Arbeitnehmer reicht nach Abschluss der Fahrt meist eine Reisekostenabrechnung oder ein Erstattungsformular beim Arbeitgeber ein. Darin stehen Datum, dienstlicher Anlass, Entfernungen, gefahrene Kilometer, genutztes Fahrzeug und ergänzende Angaben. Nach Prüfung und Einreichung des Antrags wird der genehmigte Betrag als Zahlung ausgezahlt.

Die Erstattung kann innerhalb der steuerlichen Grenzen als steuerfreie Erstattung behandelt werden. Zahlt der Arbeitgeber weniger oder nichts, gelten die nicht erstatteten Kosten möglicherweise als Werbungskosten in der Steuererklärung. Bei Selbstständigen sind entsprechende Fahrtkosten regelmäßig Betriebsausgaben des Unternehmens.

Arbeitgebererstattung und Kilometerpauschale

Ein Arbeitgeber kann Fahrtkosten für Auswärtstätigkeiten mit dem privaten Pkw bis zum steuerlich zulässigen Kilometersatz steuerfrei erstatten.

Erstattet der Arbeitgeber beispielsweise für eine Dienstreise mit 200 gefahrenen Kilometern:

200 × 0,30 Euro = 60 Euro

kann der Arbeitnehmer dieselben 60 Euro nicht noch einmal als Werbungskosten abziehen. Erstattet der Arbeitgeber nur 40 Euro, kann grundsätzlich die nicht erstattete Differenz von 20 Euro relevant sein.

Stellt der Arbeitgeber für die Auswärtstätigkeit ein Fahrzeug zur Verfügung, darf der pauschale Kilometersatz für das private Fahrzeug nicht angesetzt werden.

Ist der Arbeitgeber zur Zahlung verpflichtet?

Eine steuerliche Pauschale schafft nicht automatisch eine allgemeine gesetzliche Verpflichtung zur Zahlung. Im privaten Arbeitsverhältnis hängt die Arbeitgebererstattung von Arbeitsverträgen, Tarifverträgen, internen Reiserichtlinien oder einer anderen Rechtsgrundlage ab. Ein vertraglicher Anspruch sollte deshalb zuerst geprüft werden.

Unter bestimmten vertragsrechtlichen Grundsätzen kann ein Anspruch auf Ersatz notwendiger berücksichtigungsfähiger Kosten nach den Auftragsgrundsätzen des § 670 BGB in Betracht kommen. Für Dienstreisen im öffentlichen Dienst gelten das Bundesreisekostengesetz und ergänzende Regelungen. Fehlt ein Erstattungsanspruch, kann der Arbeitnehmer die nicht erstatteten Kosten gegebenenfalls in der Steuererklärung ansetzen.

Kilometerpauschale und Pendlerpauschale: Was ist der Unterschied?

Die Kilometerpauschale betrifft Dienstreisen, Kundenbesuche, Fortbildungsfahrten und andere berufliche Auswärtsfahrten. Sie ist fahrzeugabhängig und berücksichtigt bei einem privaten Pkw die Gesamtstrecke aus Hin- und Rückfahrt.

Die Pendlerpauschale beziehungsweise Entfernungspauschale gilt für regelmäßiges Pendeln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Sie ist weitgehend unabhängig vom Verkehrsmittel und berücksichtigt nur die einfache Entfernung der kürzesten Strecke. Das gilt für die tägliche Fahrt zur Arbeit auch dann, wenn Sie mit Bahn, Fahrrad oder als Mitfahrer unterwegs sind.

Entfernungspauschale und Reisekostenpauschale im Vergleich

Merkmal

Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte

Berufliche Auswärtstätigkeit

Steuerliche Bezeichnung

Entfernungspauschale

Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeit

Satz 2026

0,38 Euro

0,30 Euro mit privatem Pkw

Berechnete Strecke

Einfache Entfernung

Tatsächlich gefahrene Kilometer

Hin- und Rückweg

Nur indirekt abgegolten

Beide Strecken zählen

Verkehrsmittelabhängig

Grundsätzlich nein

Ja

Typischer Fall

Wohnung zum festen Büro

Fahrt zum Kunden

Arbeitgebererstattung

Meist nur unter besonderen Regeln

Steuerfrei bis zum zulässigen Betrag möglich

Nachweise

Entfernung und tatsächliche Arbeitstage

Reisezweck, Datum, Strecke und Kilometer

Der wichtigste Prüfpunkt lautet daher nicht: „Wie viele Kilometer bin ich gefahren?“ Entscheidend ist zuerst: Bin ich zu meiner ersten Tätigkeitsstätte oder zu einem auswärtigen Einsatzort gefahren?

Wie hoch ist die Pendlerpauschale 2025 und 2026?

Im Steuerjahr 2025 galten 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent pro Kilometer ab dem 21. Kilometer. Diese gestaffelte Pendlerpauschale war seit 2022 für längere Arbeitswege maßgeblich.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt ein einheitlicher Satz von 38 Cent ab dem ersten Kilometer. Der Bundesregierung zufolge wurde die Entfernungspauschale dauerhaft erhöht. Für jeden vollen Kilometer der einfachen Entfernung kann damit derselbe Steuersatz angesetzt werden.

Welche Entfernung und wie viele Arbeitstage zählen?

Maßgeblich ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Eine längere Strecke kann anerkannt werden, wenn sie regelmäßig genutzt, offensichtlich verkehrsgünstiger und beispielsweise deutlich zeitsparend ist. Für die Entfernungsberechnung zählen nur volle Kilometer.

Wann ist eine längere Strecke zulässig?

Eine längere Straßenverbindung kann anerkannt werden, wenn sie:

offensichtlich verkehrsgünstiger ist und

regelmäßig tatsächlich benutzt wird.

„Verkehrsgünstiger“ bedeutet nicht einfach, dass die Strecke angenehmer ist. Sie sollte in der Regel zu einer schnelleren oder zuverlässigeren Ankunft führen. Eine nur theoretisch mögliche Ausweichstrecke genügt nicht.

Als Nachweise oder Glaubhaftmachung eignen sich beispielsweise:

Routenberechnungen mit typischen Fahrzeiten

dokumentierte regelmäßige Staus auf der kürzeren Route

eine nachvollziehbare Zeitersparnis

Angaben zu Baustellen oder schwierigen Verkehrsverbindungen

Kalender- oder Fahrtenaufzeichnungen

Die längere Verbindung darf nicht allein deshalb gewählt werden, weil sie mehr Kilometer und damit einen höheren Steuerabzug erzeugt.

Welche Arbeitstage dürfen angegeben werden?

Es dürfen nur Tage angesetzt werden, an denen die erste Tätigkeitsstätte tatsächlich aufgesucht wurde.

Nicht einzurechnen sind insbesondere:

Urlaubstage

Krankheitstage ohne Arbeitsweg

vollständige Homeoffice-Tage

Dienstreisetage ohne Besuch der ersten Tätigkeitsstätte

Feiertage, an denen nicht gearbeitet wurde

Wochenenden ohne tatsächlichen Arbeitseinsatz

Tage mit vollständigem Freizeitausgleich

Wer an einem Samstag oder Feiertag tatsächlich im Betrieb arbeitet und dorthin fährt, kann diesen Tag dagegen grundsätzlich berücksichtigen.

Realistische Zahl der Arbeitstage ermitteln

Pauschale Schätzungen von 220 oder 230 Tagen sind nur dann plausibel, wenn sie zu den tatsächlichen Verhältnissen passen.

Eine saubere Berechnung beginnt mit den vertraglichen Arbeitstagen:

Kalendertage der regulären Arbeitswoche

– Urlaub

– Krankheit

– Homeoffice

– Feiertage an Arbeitstagen

– Dienstreisen ohne Fahrt zum Betrieb

= tatsächliche Fahrttage

Bei mehreren Homeoffice-Tagen pro Woche kann die Zahl der Fahrten erheblich sinken. Kalender, Arbeitszeitkonto, Dienstreiseabrechnungen und Homeoffice-Vereinbarungen helfen bei einer späteren Rückfrage des Finanzamts.

Bei den Arbeitstagen werden nur Tage mit tatsächlicher Anwesenheit berücksichtigt. Homeoffice-Tage, Urlaub, Krankheit, Feiertage und Wochenenden zählen nicht als berücksichtigungsfähiger Tag. Pauschale Angaben wie 220 oder 230 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche müssen zur tatsächlichen Arbeitssituation passen und gegenüber dem Finanzamt glaubhaft sein.

Welche Verkehrsmittel sind erlaubt?

Die verkehrsmittelunabhängige Pauschale gilt für Autofahrer, Motorradfahrer, Radfahrer und Fußgänger. Sie können die Entfernungspauschale also für mit Pkw, Motorrad, Bahn, Bus, Fahrrad, E-Bike, in Fahrgemeinschaft oder zu Fuß zurückgelegte Arbeitswege nutzen.

Bei gemischter Verkehrsmittelnutzung werden die Teilstrecken sachgerecht aufgeteilt. Übersteigen tatsächliche Kosten öffentlicher Verkehrsmittel die errechnete Pauschale, können höhere nachgewiesene Kosten berücksichtigt werden. Für Flüge gilt die Pauschale nur für An- und Abfahrten; die Flugkosten selbst werden nach tatsächlichem Aufwand behandelt.

Welcher Höchstbetrag gilt?

Die allgemeine Obergrenze der Entfernungspauschale beträgt 4.500 € pro Kalenderjahr. Dieser Jahreshöchstbetrag betrifft vor allem Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Motorrad, Fahrrad oder einem nicht eigenen Kraftfahrzeug.

Der Jahreshöchstbetrag gilt nicht, wenn Sie einen eigenen Pkw, privaten Pkw oder ein zur Nutzung überlassenes Fahrzeug verwenden. Auch höhere tatsächliche Kosten öffentlicher Verkehrsmittel können mit Nachweisen angesetzt werden. Die Ausnahmen sind in der 2026er Übersicht zu § 9 EStG ausdrücklich genannt.

Geeignete Unterlagen können sein:

Werkstattrechnungen mit Kilometerständen

Hauptuntersuchungsberichte

Leasingunterlagen

Tank- oder Ladekostenbelege

Versicherungspapiere

Fahrtenkalender

Dienstpläne

Kilometerpauschale bei Bus und Bahn

Auch Nutzer öffentlicher Verkehrsmittel können grundsätzlich die Entfernungspauschale ansetzen.

Sind die tatsächlichen Kosten für Bus und Bahn im Kalenderjahr höher als die berechnete Entfernungspauschale, dürfen die höheren nachgewiesenen Aufwendungen berücksichtigt werden. Das kann vor allem bei teuren Fernverkehrsverbindungen oder mehreren notwendigen Abonnements relevant sein.

Beispiel

Die Entfernungspauschale beträgt 1.600 Euro. Die nachgewiesenen Kosten für Bahnfahrkarten betragen 1.920 Euro.

In diesem Fall können grundsätzlich die tatsächlichen Kosten von 1.920 Euro berücksichtigt werden.

Belege für Monatskarten, Jahreskarten, Einzelfahrten und notwendige Anschlussverbindungen sollten aufbewahrt werden.

Kilometerpauschale bei Fahrgemeinschaften

Jeder Teilnehmer einer Fahrgemeinschaft kann die Entfernungspauschale für seine eigene maßgebliche Strecke ansetzen. Es spielt keine Rolle, ob die Person selbst fährt oder mitgenommen wird.

Umwege zum Abholen oder Absetzen anderer Teilnehmer erhöhen die steuerlich maßgebliche Entfernung jedoch nicht.

Für Mitfahrer gilt grundsätzlich die Grenze von 4.500 Euro. Der Fahrer kann für die Tage, an denen er seinen eigenen oder einen ihm überlassenen Pkw einsetzt, auch einen höheren Betrag geltend machen.

Wechselt sich eine Fahrgemeinschaft mit dem Fahren ab, sollte dokumentiert werden, wer an welchen Tagen gefahren ist.

Welche Nachweise werden benötigt?

Für berufliche Fahrten sollten Sie Entfernung, Arbeitstage, erste Tätigkeitsstätte und den regelmäßig benutzten Weg nachvollziehbar dokumentieren. Bei ungewöhnlich vielen Fahrtennachweise kann das Finanzamt eine Arbeitgeberbestätigung, Kalenderauszüge oder weitere Nachweise verlangen.

Für die Dienstreise-Erstattung gehören Datum, Ziel, dienstlicher Anlass, gefahrene Kilometer, genutztes Fahrzeug und zugehörige Belege in das Fahrtenbuch oder die Reisekostenabrechnung. Eine glaubwürdige Dokumentation ist besonders wichtig, wenn zusätzliche Kosten oder Beträge oberhalb von 4.500 € beansprucht werden.

Welche Nachweise sollte man aufbewahren?

Die Entfernungspauschale erfordert nicht für jeden Arbeitstag einen Tankbeleg. Die Angaben müssen aber plausibel und bei Rückfragen nachvollziehbar sein.

Hilfreich sind:

Arbeitsvertrag oder Zuordnungsschreiben zur ersten Tätigkeitsstätte

Jahreskalender mit Büro- und Homeoffice-Tagen

Dienstpläne

Zeiterfassungen

Arbeitgeberbescheinigungen

Fahrkarten und Abonnements

Werkstattrechnungen mit Kilometerständen

Reisekostenabrechnungen

Fahrtenbuch oder einfache Fahrtaufzeichnungen

Rechnungen für Fortbildungen, Messen oder Kundentermine

Für Dienstreisen sollte jede Fahrt mindestens mit Datum, Start, Ziel, Anlass und gefahrenen Kilometern dokumentiert werden.

Häufige Fehler bei der Kilometerpauschale

Hin- und Rückweg beim Arbeitsweg ansetzen

Bei der Entfernungspauschale zählt nur die einfache Entfernung. Wer 25 Kilometer zum Arbeitsplatz und 25 Kilometer zurückfährt, trägt 25 Kilometer ein, nicht 50.

Alle vertraglichen Arbeitstage übernehmen

Urlaub, Krankheit, Homeoffice und reine Dienstreisetage müssen abgezogen werden. Eine auffällig hohe Zahl an Fahrttagen kann Rückfragen auslösen.

Arbeitsweg und Dienstreise verwechseln

Für die Fahrt zum festen Büro gelten 0,38 Euro je Entfernungskilometer. Für die Fahrt zu einem auswärtigen Kunden gelten mit dem privaten Pkw regelmäßig 0,30 Euro je tatsächlich gefahrenem Kilometer.

Angefangene Kilometer aufrunden

Es zählen nur volle Entfernungskilometer. Aus 19,8 Kilometern werden steuerlich 19 Kilometer.

Arbeitgebererstattungen ignorieren

Steuerfreie oder pauschal versteuerte Leistungen dürfen nicht unberücksichtigt bleiben. Sonst werden dieselben Kosten möglicherweise doppelt geltend gemacht.

Umwege der Fahrgemeinschaft einrechnen

Die zusätzliche Strecke zum Abholen von Kollegen erhöht die maßgebliche Entfernung nicht.

Homeoffice-Tage doppelt erfassen

Ein vollständiger Homeoffice-Tag darf nicht zugleich als normaler Fahrtag zur ersten Tätigkeitsstätte angesetzt werden.

Den Werbungskostenbetrag mit der Erstattung verwechseln

Die Kilometerpauschale reduziert das steuerpflichtige Einkommen. Sie wird nicht eins zu eins ausgezahlt.

Praktische Checkliste für die Berechnung

Prüfen Sie, ob es sich um einen Arbeitsweg oder eine Auswärtstätigkeit handelt.

Ermitteln Sie Ihre erste Tätigkeitsstätte.

Bestimmen Sie die kürzeste Straßenverbindung.

Runden Sie die Entfernung auf volle Kilometer ab.

Zählen Sie nur die tatsächlichen Fahrttage.

Ziehen Sie Urlaub, Krankheit, Homeoffice und reine Dienstreisetage ab.

Multiplizieren Sie die Entfernung mit 0,38 Euro und den Fahrttagen.

Prüfen Sie den Höchstbetrag von 4.500 Euro.

Vergleichen Sie bei Bus und Bahn die Pauschale mit den tatsächlichen Kosten.

Berücksichtigen Sie Arbeitgeberzuschüsse und Jobtickets.

Dokumentieren Sie berufliche Auswärtstätigkeiten getrennt.

Bewahren Sie plausibilisierende Unterlagen auf.

Kilometerpauschale in der Steuererklärung

Ein Arbeitnehmer trägt Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte als Werbungskosten in der Anlage N der Einkommensteuererklärung ein. Erforderlich sind Entfernung, Arbeitstage und gegebenenfalls Angaben zu steuerfreien Arbeitgebererstattungen, Jobticket oder Fahrtkostenzuschuss.

Nicht erstattete Dienstreisekosten und berufliche Fahrten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten werden getrennt als Reisekosten erfasst. Steuersoftware kann die Eintragung unterstützen, doch steuerfreie Erstattungen müssen als Erstattung angerechnet werden. Nur nicht erstattete Kosten erhöhen den Steuerabzug.

Wo wird die Kilometerpauschale in der Steuererklärung eingetragen?

Arbeitnehmer tragen den Arbeitsweg im Bereich der Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein. Benötigt werden insbesondere:

Anschrift der ersten Tätigkeitsstätte

Zeitraum der Beschäftigung

einfache Entfernung

Zahl der tatsächlichen Arbeitstage

verwendete Verkehrsmittel

gegebenenfalls Kosten öffentlicher Verkehrsmittel

steuerfreie oder pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen

Dienstreisekosten gehören in den Bereich der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Dort werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer und bereits erhaltene Erstattungen berücksichtigt.

Selbstständige erfassen berufliche Fahrtkosten als Betriebsausgaben. Fahrten zwischen Wohnung und einer dauerhaft zugeordneten Betriebsstätte unterliegen grundsätzlich den Regeln der Entfernungspauschale, während echte Geschäftsreisen nach den Regeln für betriebliche Auswärtstätigkeiten behandelt werden.

Homeoffice und Pendlerpauschale

An einem reinen Homeoffice-Tag findet keine Arbeitsweg statt. Deshalb kann für diesen Tag keine Pendlerpauschale angesetzt werden. Stattdessen kommt bei erfüllten Voraussetzungen die Homeoffice-Pauschale in Betracht.

Fahren Sie am selben Tag zusätzlich zur ersten Tätigkeitsstätte, kann die berücksichtigungsfähige Fahrt grundsätzlich berücksichtigt werden. Entscheidend sind Anwesenheit, tatsächliche Arbeitsgestaltung und Arbeitsort. Wer überwiegend von zu Hause arbeitet, sollte Pendeltage und mobiles Arbeiten genau voneinander trennen.

Stattdessen kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Homeoffice-Tagespauschale infrage kommen. Grundsätzlich wird sie für Tage berücksichtigt, an denen die berufliche Tätigkeit überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine außerhalb gelegene erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird.

Wer morgens im Homeoffice arbeitet und später noch zum festen Büro fährt, kann für diesen Tag grundsätzlich die Entfernungspauschale beanspruchen. Ob daneben eine Homeoffice-Tagespauschale zulässig ist, hängt von den konkreten Voraussetzungen ab. Eine doppelte Berücksichtigung ist nicht automatisch möglich.

Praktisch empfiehlt sich eine getrennte Jahresübersicht mit:

Bürotagen

vollständigen Homeoffice-Tagen

Dienstreisetagen

Urlaubs- und Krankheitstagen

Sonderfälle der Kilometerpauschale

Sonderfälle entstehen bei Fahrrad, E-Bike, öffentlichen Verkehrsmitteln, Flugreisen und ehrenamtlichen Tätigkeiten, Menschen mit Behinderung sowie bei Selbstständigen und Freiberuflern. Die steuerliche Behandlung hängt davon ab, ob eine Fahrt regelmäßiges Pendeln oder Dienstreisen darstellt.

Auch Fahrzeugklasse, privates Fahrzeug, tatsächliche Kosten und vorhandene Fahrtkostenerstattung spielen eine Rolle. Die folgenden Fälle zeigen, wann eine Pauschale möglich ist und wann dokumentierte Aufwendungen vorzuziehen sind.

Fahrrad und E-Bike

Für ein gewöhnliches Fahrrad gibt es bei Dienstreisen keinen allgemeinen pauschalen Kilometersatz wie beim privaten Pkw. Ein motorisiertes E-Bike kann als Kleinkraftrad gelten, wenn seine Motorleistung und Fahrzeugklasse über die eines normalen Pedelecs hinausgehen. Für ein begünstigtes Fahrzeug kann die Dienstreise-Kilometerpauschale für andere Kraftfahrzeuge relevant sein; bei einem gewöhnlichen Fahrrad werden eher tatsächliche Kosten oder betriebliche Erstattungsregeln geprüft.

Ehrenamt

Bei Ehrenamt und ehrenamtlichen Tätigkeiten hängt die Fahrtkostenerstattung von der Erstattungsregelung der gemeinnützigen Organisation ab. Relevante Fahrten sollten mit Datum, Kilometern, Zweck und Fahrtenbuch dokumentiert werden. Auch wenn ehrenamtliche Fahrten berufsähnlichen Fahrten ähneln, müssen die maßgeblichen steuerlichen Regelungen, steuerfreie Aufwandsentschädigungen und Kostennachweise getrennt geprüft werden.

Öffentliche Verkehrsmittel und Flugreisen

Bei Dienstreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden tatsächliche Ticketkosten für Bahn- und Busfahrten sowie andere Fahrtkosten angesetzt. Das gilt ebenso für Flugreisen und Flüge. Statt einer Dienstreise-Kilometerpauschale nutzen Sie den dokumentierten Preis von Fahrticket oder Flugticket. Eine Erstattung kann bis zur Höhe der nachgewiesenen Kosten steuerfrei möglich sein.

Menschen mit Behinderung

Menschen mit Behinderung können bei einem Grad der Behinderung von mindestens 70 oder ab 50 mit erheblicher Mobilitätseinschränkung besondere Wahlrechte haben. Bei beruflichen Fahrten dürfen anspruchsberechtigte Personen je nach Behindertennachweis tatsächliche Fahrzeugkosten oder einen pauschalen Satz für die gefahrene Strecke wählen. Das betrifft insbesondere privates Fahrzeug, erste Tätigkeitsstätte und Fahrtkosten.

Da in diesen Fällen auch Begleit-, Abhol- oder Leerfahrten relevant werden können, lohnt sich eine genaue Prüfung der persönlichen Voraussetzungen.

Selbstständige und Freiberufler

Selbstständige und Freiberufler erfassen berufliche Fahrten als Betriebsausgaben. Bei einem privaten Pkw kann die Kilometerpauschale oder ein nachgewiesener individueller Kostensatz verwendet werden. Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßigen Geschäftsort beziehungsweise erster Betriebsstätte werden dagegen ähnlich wie Pendeln behandelt. Bei einem Dienstwagen gelten tatsächliche Kosten, Fahrzeugklasse und Regeln zur Privatnutzung; doppelte Kosten sind ausgeschlossen.

Individueller Kilometersatz statt Kilometerpauschale

Ein individueller Kilometersatz kann sinnvoll sein, wenn die tatsächlichen Fahrzeugkosten pro Kilometer deutlich über dem pauschalen Satz liegen. Dafür werden jährliche Betriebskosten wie Wertminderung, Versicherung, Reparaturen, Finanzierungszinsen, Kraftstoff, Garagenkosten und weitere Fahrzeugkosten addiert und durch die gesamte Jahresfahrleistung geteilt.

Diese Kostenberechnung verlangt detaillierte Dokumentation, Nachweis des Fahrzeugeigentums und nachvollziehbare Kilometerstände. Ein teures Fahrzeug führt nicht automatisch zu einem höheren Abzug. Der Steuerpflichtige muss belegen, dass die tatsächlichen Kosten entstanden und die Dienstreise korrekt abgegrenzt wurde.

Dazu werden die gesamten Fahrzeugkosten eines repräsentativen Zeitraums den insgesamt gefahrenen Kilometern gegenübergestellt. Ein auf Basis eines zwölfmonatigen Zeitraums ermittelter individueller Kilometersatz kann grundsätzlich weiterverwendet werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

In die Gesamtkosten können je nach Fall einfließen:

Abschreibung oder Leasingaufwand

Kraftstoff beziehungsweise Ladestrom

Versicherung

Kfz-Steuer

Wartung

Reparaturen

Reifen

Garagenkosten

laufende Pflegekosten

Der höhere Aufwand lohnt sich vor allem bei teuren Fahrzeugen, hohen Jahreskosten oder zahlreichen beruflichen Fahrten.

Was gehört zu den Reisekosten?

Reisekosten bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit bestehen nicht nur aus Transport- oder Fahrzeugkosten. Hinzukommen können Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand sowie Nebenkosten der Reise wie Parkgebühren, Maut oder beruflich notwendige Nebenausgaben.

Ein Arbeitnehmer kann diese Reisekostenkategorien als Werbungskosten abziehen, soweit keine steuerfreie Arbeitgebererstattung erfolgt. Für Verpflegung gelten gesetzliche Pauschalen und Zeitgrenzen; tatsächliche private Verpflegungskosten sind nicht einfach vollständig abziehbar.

Warum gibt es die Kilometerpauschale?

Die Regelung dient der Vereinfachung und Standardisierung. Ohne festen Satz müssten Arbeitnehmer und Buchhaltung bei jeder einzelnen Fahrt Kraftstoff, Wartung, Wertminderung und weitere Fahrzeugkosten einzeln berechnen.

Dadurch sinken Verwaltungsaufwand, Dokumentationsaufwand und Aufwand bei der Spesenabrechnung. Die Pauschale ersetzt keine tatsächlich ausgezahlte Erstattung, sondern liefert eine einheitliche Kostenberechnung für steuerlich berücksichtigungsfähige Fahrtkosten und Dienstreisen.

Gesetzliche Grundlagen

Die zentrale Rechtsgrundlage ist § 9 EStG. Das Einkommensteuergesetz regelt die steuerliche Abzugsfähigkeit, Entfernungspauschale, Arbeitnehmeraufwendungen, erste Tätigkeitsstätte und beruflich veranlasste Reisekosten. Ergänzend enthalten die Lohnsteuerrichtlinien Hinweise zur praktischen Anwendung des Steuerrechts.

Das Bundesreisekostengesetz beziehungsweise BRKG betrifft vor allem die Dienstreise-Erstattung im öffentlichen Dienst. Arbeitsrechtliche Fragen zu vertraglichen Arbeitgebererstattungen können § 670 BGB, Arbeitsrecht, Reiserecht, Tarifverträge oder Arbeitsverträge berühren. Steuerlicher Abzug und Arbeitgeberpflichten bleiben eigenständige Rechtsfragen.

Erste Tätigkeitsstätte

Die Erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste Arbeitsstätte, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Eine dauerhafte Zuordnung kann sich aus Arbeitsvertrag, organisatorischer Zuordnung oder den tatsächlichen Umständen ergeben.

Fahrten zwischen Wohnung und dieser festen Arbeitsstätte gelten als Pendeln und werden über die Entfernungspauschale abgerechnet. Besteht keine erste Tätigkeitsstätte, können Fahrten zu wechselnden Orten nach Dienstreisegrundsätze als berufliche Fahrt oder Auswärtstätigkeit gelten, wodurch die Gesamtstrecke berücksichtigt werden kann.

Pro Dienstverhältnis kann ein Arbeitnehmer höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben. Es ist auch möglich, dass keine erste Tätigkeitsstätte besteht.

Typische erste Tätigkeitsstätten sind:

das dauerhaft zugewiesene Büro

eine feste Filiale

ein dauerhaft zugeordneter Betrieb

ein bestimmtes Krankenhaus

eine feste Schule

eine ortsfeste Betriebsstätte des Arbeitgebers

Nicht jeder regelmäßig besuchte Ort ist automatisch eine erste Tätigkeitsstätte. Gerade bei Monteuren, Außendienstmitarbeitern, Leiharbeitnehmern, Fahrern, Bauarbeitern und Beschäftigten mit wechselnden Einsatzorten sollte die Zuordnung genau geprüft werden.

Sammelpunkt und weiträumiges Tätigkeitsgebiet

Hat ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, muss aber auf Weisung des Arbeitgebers dauerhaft typischerweise arbeitstäglich einen bestimmten Sammelpunkt aufsuchen, wird der Weg dorthin für die Fahrtkosten ähnlich wie der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt.

Das kann beispielsweise ein Busdepot, ein Treffpunkt für den betrieblichen Sammeltransport oder ein festgelegter Zugang zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet sein. Für die anschließenden betrieblichen Fahrten können dagegen andere Reisekostenregeln gelten.

Doppelte Haushaltsführung und mehrere Wohnungen

Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn aus beruflichen Gründen eine Zweitwohnung am Arbeitsort besteht und der eigene Hausstand am Lebensmittelpunkt erhalten bleibt. Unterkunftskosten und bestimmte Mehrkosten können dann zum Steuerabzug berechtigen.

Für wöchentliche Familienheimfahrten zwischen Familienwohnsitz und Beschäftigungsort gilt 2026 eine Entfernungspauschale von 38 Cent je vollem Kilometer. Bei mehreren Wohnungen zählt nicht automatisch die weiter entfernte Wohnung; entscheidend sind der tatsächliche Wohnsitz, die häusliche Bindung und der Mittelpunkt der Lebensinteressen.

Bei einer anerkannten beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung kann grundsätzlich eine Familienheimfahrt pro Woche steuerlich berücksichtigt werden.

Im Jahr 2026 gelten dafür 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer zwischen dem eigenen Hausstand und der ersten Tätigkeitsstätte. Berechnet wird auch hier nur die einfache Entfernung.

Voraussetzung ist unter anderem, dass außerhalb des Beschäftigungsortes ein eigener Hausstand besteht und am Beschäftigungsort eine weitere Unterkunft beruflich veranlasst genutzt wird.

Wer häufiger nach Hause fährt, kann die zusätzlichen Fahrten nicht automatisch als weitere Familienheimfahrten ansetzen. In Grenzfällen sollte geprüft werden, ob stattdessen andere Regeln für die tatsächlichen Fahrten günstiger sind.

Fahrtkostenzuschuss, Deutschland-Ticket und Jobticket

Ein Arbeitgeber kann ein Deutschland-Ticket, Jobticket oder andere arbeitgeberfinanzierte Fahrtkostenzuschüsse bereitstellen. Nach § 3 Nr. 15 EStG können bestimmte Fahrberechtigungen für öffentliche Verkehrsmittel als steuerfreier Arbeitgebervorteil behandelt werden.

Der steuerfreie Ticketvorteil mindert grundsätzlich die abziehbare Entfernungspauschale. Die Anrechnung des Zuschusses erfolgt bis höchstens null. Deshalb müssen Fahrtkostenzuschuss, Fahrtkosten und berufliche Fahrten in der Lohnsteuerbescheinigung und Steuererklärung korrekt angegeben werden.

Arbeitgeber können Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte unter bestimmten Voraussetzungen pauschal versteuern. Der steuerlich abziehbare Betrag des Arbeitnehmer kann dadurch gemindert werden.

Steuerfreie Jobtickets oder Zuschüsse zu öffentlichen Verkehrsmitteln werden grundsätzlich auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen und können die Entfernungspauschale reduzieren. Eine pauschale Besteuerung mit 25 Prozent kann in bestimmten Jobticket-Fällen dazu führen, dass die Entfernungspauschale nicht gekürzt wird.

Vor der Steuererklärung sollten deshalb insbesondere die entsprechenden Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung geprüft werden.

Unfallkosten zusätzlich zur Entfernungspauschale

Unfallkosten auf einer berücksichtigungsfähigen Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können zusätzlich zur Entfernungspauschale abziehbar sein. Dazu gehören nicht erstattete Unfallkosten für Fahrzeugschäden, Abschleppen oder notwendige Reparaturen.

Versicherungsleistungen und jede andere Versicherungszahlung mindern den abziehbaren Betrag. Für den zusätzlichen Abzug brauchen Sie Nachweise, Unfallbericht und Rechnungen. Der Unfall muss in einem ausreichend engen Zusammenhang mit der Pendelstrecke stehen.

Antrag auf Lohnsteuerermäßigung

Mit einem Antrag auf Lohnsteuerermäßigung können erwartete Fahrtkosten und andere hohe Werbungskosten bereits während des Jahres berücksichtigt werden. Das Finanzamt trägt gegebenenfalls einen Lohnsteuerfreibetrag als elektronisches Lohnsteuerabzugsmerkmal ein.

Dadurch sinkt der monatliche Lohnsteuerabzug, sodass Sie nicht bis zur Jahressteuererklärung auf die Entlastung warten müssen. Die voraussichtliche Kosten sollten realistisch sein. Der Antrag kann über Mein ELSTER oder mit den amtlichen Formularen eingereicht werden.

Aktuelle Zahlen zur Pendlerpauschale

Die wichtigste aktuelle Zahl ist der einheitliche Satz von 38 Cent je Entfernungskilometer. Das Bundesfinanzministerium schätzte die Entlastung der Steuerpflichtigen durch die neue Regel für 2026 auf rund 1,1 Milliarden Euro.

Historische Statistiken zu Antragstellern, durchschnittlichen Pendeldistanzen, Autonutzern und Verkehrsverhalten erscheinen oft mit Zeitverzug. Solche älteren Steuerjahre helfen bei statistischen Auswertungen und Pendeltrends, ersetzen aber nicht die aktuellen Regelungen für die persönliche Steuererklärung.

Häufig gestellte Fragen zur Kilometerpauschale

Gilt die Kilometerpauschale auch für kurze Arbeitswege?

Ja. Seit dem 1. Januar 2026 gelten die 0,38 Euro bereits ab dem ersten vollen Entfernungskilometer.

Kann ich die Entfernungspauschale auch als Fußgänger nutzen?

Ja. Die Entfernungspauschale gilt grundsätzlich unabhängig vom Verkehrsmittel. Bei Fußgängern greift jedoch der jährliche Höchstbetrag von 4.500 Euro.

Bekomme ich bei 2.000 Euro Kilometerpauschale 2.000 Euro zurück?

Nein. Die 2.000 Euro reduzieren Ihre steuerpflichtigen Einkünfte. Die tatsächliche Erstattung hängt von Ihrer gesamten Steuerberechnung ab.

Wie viele Arbeitstage akzeptiert das Finanzamt?

Es gibt keine für alle Arbeitnehmer passende Standardzahl. Entscheidend sind die tatsächlich gefahrenen Tage nach Abzug von Urlaub, Krankheit, Homeoffice, Feiertagen und Dienstreisen.

Kann ich eine längere Strecke als die kürzeste Route angeben?

Ja, wenn die Strecke offensichtlich verkehrsgünstiger ist und regelmäßig tatsächlich genutzt wird. Die Zeit- oder Zuverlässigkeitsvorteile sollten nachvollziehbar sein.

Gilt die Kilometerpauschale auch für das Deutschlandticket?

Ja. Für Arbeitstage mit Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte kann die Entfernungspauschale berechnet werden. Ein steuerfreies oder bezuschusstes Jobticket kann den abziehbaren Betrag jedoch mindern.

Kann die Entfernungspauschale höher als 4.500 Euro sein?

Ja. Bei Nutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw gilt die Grenze nicht. Auch höhere tatsächliche Kosten öffentlicher Verkehrsmittel können bei entsprechendem Nachweis berücksichtigt werden.

Kann jeder Mitfahrer einer Fahrgemeinschaft die Pauschale ansetzen?

Ja. Jeder Teilnehmer kann die für ihn maßgebliche Entfernung berücksichtigen. Für Mitfahrer gilt grundsätzlich die Grenze von 4.500 Euro, und Abholumwege werden nicht eingerechnet.

Gilt für Elektroautos eine höhere Kilometerpauschale?

Nein. Der Satz der Entfernungspauschale hängt nicht von der Antriebsart ab. Für den Arbeitsweg gelten mit Elektroauto, Benziner oder Diesel dieselben 0,38 Euro je Entfernungskilometer.

Wer kann die Mobilitätsprämie erhalten?

Die Mobilitätsprämie richtet sich an Steuerpflichtige mit geringeren Einkünften, bei denen sich die erhöhte Entfernungspauschale steuerlich nicht oder nicht vollständig auswirkt. Sie bleibt auch nach 2026 bestehen. Die gesetzliche Bemessung bezieht sich weiterhin auf begünstigte Entfernungen ab dem 21. vollen Kilometer und beträgt 14 Prozent der maßgeblichen Bemessungsgrundlage.

Was ist die Kilometerpauschale?

Sie ist ein pauschaler Kilometersatz für berücksichtigungsfähige Dienstreisen mit einem privaten Fahrzeug. Ein Arbeitnehmer kann den festen Satz für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten nutzen, wenn der Arbeitgeber keine vollständige steuerfreie Arbeitgebererstattung zahlt.

Die nicht erstatteten Kosten werden als Werbungskosten in der Steuererklärung angesetzt. Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind davon abzugrenzen, weil sie unter die Entfernungspauschale fallen.

Wie hoch ist die aktuelle Kilometerpauschale?

Die aktuelle Kilometerpauschale beträgt bei Dienstreisen mit einem privaten Pkw regelmäßig 30 Cent pro Kilometer. Für ein begünstigtes Kraftfahrzeug wie ein Motorrad gilt häufig ein pauschaler Satz von 20 Cent pro Kilometer.

Diese Kilometersätze beziehen sich auf die tatsächlich gefahrene berufliche Fahrt. Sie dürfen nicht mit den 38 Cent der Entfernungspauschale für den einfachen Arbeitsweg verwechselt werden.

Wer zahlt die Kilometerpauschale?

Der Arbeitgeber kann die Pauschale nach einer Dienstreise über den internen Erstattungsverfahren auszahlen. Dafür reicht der Arbeitnehmer eine Reisekostenabrechnung oder einen Erstattungsantrag mit den erforderlichen Angaben ein.

Erfolgt keine Zahlung oder nur eine teilweise steuerfreie Erstattung, können berücksichtigungsfähige nicht erstattete Kosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Eine steuerliche Abzugsmöglichkeit ist jedoch keine automatische Zahlungspflicht des Arbeitgebers.

Für welche Fahrten gilt die Kilometerpauschale?

Sie gilt für berücksichtigungsfähige Fahrten mit dienstlichem Anlass, etwa Kundenbesuche, Messen, Schulungen, dienstliche Erledigungen und andere berufliche Auswärtsfahrten. Auch Fahrten zwischen verschiedenen Einsatzorten können als Außendienst gelten.

Die tägliche Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte gehört nicht dazu. Für diesen Weg gilt die Entfernungspauschale, selbst wenn der Arbeitsweg beruflich notwendig ist.

Wie kann ich Fahrtkosten richtig abrechnen?

Für eine korrekte Fahrtkosten-Abrechnung notieren Sie Datum, Ziel, dienstlichen Grund, Fahrzeug und vollständig gefahrene Kilometer. Diese Angaben gehören in ein Fahrtenbuch oder die Reisekostenabrechnung.

Anschließend multiplizieren Sie die Strecke mit dem zulässigen Satz und stellen den Erstattungsantrag. Nicht erstattete Dienstreisekosten können Sie mit ausreichenden Kostennachweisen in der Steuererklärung angeben.

Wie hoch ist die Fahrtkostenerstattung pro Kilometer?

Die Fahrtkostenerstattung beträgt bei dienstlichen Reisen mit einem privaten Pkw regelmäßig 30 Cent pro Kilometer. Für ein anderes begünstigtes Kraftfahrzeug werden häufig 20 Cent pro Kilometer verwendet.

Der tatsächlich ausgezahlte Betrag hängt von den Erstattung-Regeln des Arbeitgebers ab. Zahlt er mehr als den steuerlich zulässigen Betrag, kann der übersteigende Teil steuerpflichtig werden.

Gilt die Kilometerpauschale für Hin- und Rückweg?

Ja. Bei einer Dienstreise oder sonstigen beruflichen Fahrten zählen Hinweg und Rückweg. Abgerechnet werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer und damit die Gesamtstrecke aus Hin- und Rückfahrt.

Anders ist es bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Bei der Pendlerpauschale wird nur die einfache Entfernung angesetzt, nicht die Summe aus Hin- und Rückweg.

Wann galten 35 Cent pro Kilometer?

Die 35 Cent gehörten zur historischen Staffelung der Pendlerpauschale. Im Steuerjahr 2021 galten sie ab dem 21. Kilometer. Seit 2022 wurden für diesen Streckenabschnitt 38 Cent verwendet.

Ein häufiger FAQ-Fehler entsteht, wenn 35 Cent als aktuelle Dienstreise-Kilometerpauschale oder als Satz für den ersten Kilometer dargestellt werden. Seit dem 1. Januar 2026 gelten 38 Cent der Pendlerpauschale ab dem ersten Entfernungskilometer.

Fazit

Die Kilometerpauschale ist 2026 für Pendler leichter zu berechnen: Für jeden tatsächlichen Arbeitstag gelten 0,38 Euro je vollem Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Bei Kundenbesuchen, Messen, Fortbildungen oder anderen beruflichen Auswärtstätigkeiten zählt dagegen die gesamte gefahrene Strecke. Mit dem privaten Pkw können dafür grundsätzlich 0,30 Euro pro Kilometer berücksichtigt werden.

Den größten Unterschied machen in der Praxis nicht komplizierte Formeln, sondern korrekte Ausgangsdaten: die richtige Tätigkeitsstätte, eine nachvollziehbare Strecke, realistische Fahrttage und die vollständige Berücksichtigung von Arbeitgeberleistungen. Wer diese Punkte sauber trennt und dokumentiert, kann die Kilometerpauschale vollständig nutzen, ohne Fahrten doppelt oder nach der falschen Berechnungsmethode anzusetzen.